سیستم سازی کسب و کار؛ شاید تا به حال افرادی را دیده‌باشید که بدون اینکه هر روز به سر کار بروند و رئیسی داشته باشند به راحتی کسب درآمد می‌کنند. در واقع می‌توان گفت این افراد از سیستم سازی کسب و کار تبعیت می‌کنند. سیستم سازی کسب و کار دربرگیرنده کار‌هایی می‌باشد که بدون نظارت و دخالت مدیر و به صورت خودکار‌انجام می‌گیرد و به خوبی پیش می‌رود. این سیستم به مدیران کمک می‌کند تا بدون اینکه در فضای کاری خود حضور داشته باشند کار‌ها به خوبی پیش رود.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار در واقع یک روش عالی برای رشد و پیشرفت می‌باشد. این عمل باعث صرفه‌جویی انرژی و هزینه‌ها می‌شود و کمک می‌کند تا فرد بتواند سریعتر به اهداف خود برسد. این عمل باعث می‌شود تا شما بدون حضور در محل کار و با سپردن آن به افراد دیگر بتوانید به آسانی و با سرعت به اهداف خود برسید. در واقع می‌توان گفت این عمل یک روش مکتوب برای انجام فعالیت‌های مهم می‌باشد که دسترسی به اهداف مورد نظر شخص را در آن کسب و کار فراهم می‌سازد. این روش به صورت مداوم بازنگری می‌شود تا فرد بتواند با سرعت بیشتری به اهداف خود دسترسی پیدا کند.
سیستم سازی کسب و کار برای مدیران
سیستم سازی کسب و کار برای مدیران امروزه یک امر الزامی می‌باشد. در نظر بگیرید که شما مدیر یک شرکت هستید و کارمندان زیادی زیر نظر شما در این شرکت کار می‌کنند. در صورت حضور شما در شرکت کارمندان روال کاری خود را به درستی حفظ می‌کنند و آن را انجام می‌دهند. اگر روزی به دلایلی نتوانید در شرکت خود حضور پیدا کنید و کار‌ها را مدیریت کنید آیا کار‌ها مانند زمانی که در شرکت حضور دارید به خوبی پیش می‌رود؟ در واقع سیستم سازی کسب و کار به شما کمک می‌کند تا به عنوان مدیر بدون حضور در شرکت کار‌ها روی روال و عالی پیش رود. این امر باعث می‌شود تا بازدهی شرکت نیز پایین نیاید.
یکی از خدمات اصلی شرکت فرامهام خدمات دیجیتال مارکتینگ است که کارهای سیستم سازی کسب و کار شمارو نیز انجام می دهیم.
چه کسب و کار‌هایی به سیستم‌سازی نیاز دارند؟
- کسب و کار‌هایی که از کاهلی کارمندان در هنگام کار خسته شدند و مجبورند قسمتی از زمان و تمرکز خود را بر روی نظارت بر کار کارمندان در شرکت قرار دهند.
- کسب و کار‌هایی که درصدد رشد و حفظ مستمر خود هستند و نمی‌خواهند به تنهایی همه کار‌ها را به عهده بگیرند و نیاز به نیرو‌های متخصص دارند.
- کسب و کار‌هایی که برای آینده خود‌ایده‌های زیادی دارند اما به خاطر مشغله زیاد نمی‌توانند به اهداف خود دسترسی پیدا کند.
- سازمان‌هایی که چندین زیر مجموعه دارند و مدیر نیازمندمدیریت این مجموعه‌ها بدون حضور در محل می‌باشد.
- سازمان‌هایی که برندسازی برای آن‌ها مهم است و می‌خواهند با حفظ کسب و کار خود در زمان حال آن را به نسل‌های بعد نیز انتقال دهند.
دلیل برای پذیرفتن سیستم‌سازی در کسب و کار
در واقع سیستم‌سازی در کسب و کار برای رسیدن به اهداف بیشتر و سریعتر به دلایل مختلفی انجام می‌گیرد.
سیستم‌سازی دلیل افزایش مشتریان راضی
همه شرکت‌ها و صاحبان شرکت دوست دارند مشتریان راضی و وفادار داشته باشند. وقتی مشتری از خرید خود راضی باشد جزو مشتریان وفادار شما خواهد شد و شما را به افراد دیگر معرفی خواهد کرد. در صورتی که دوست دارید مشتریان راضی داشته باشید باید همه مراحل خرید مشتری خود را در قیف فروش بررسی کنید. حتی اگر دارای کسب و کار موفقی هستید باید این کار را انجام دهید. سوابق خرید مشتریان خود را به صورت دائم رصد کنید تا سیستمهای داخلی به وجود آید که نتایج عالی به شما بدهند. در صورت داشتن کمی نظم و انضباط این سیستمها در سازمان شما عادی‌سازی می‌شود و مشتریان شما را راضی نگه می‌دارد.
بهره‌وری بیشتر تیم
برای اینکه بتوانید انگیزه کار را در کارمندان خود بالاتر ببرید باید روش‌های واضح و مستند داشته باشید. اینکار مانند دادن نوشیدنی انرژی‌زا به کارمندانتان می‌باشد. در واقع سیستم سازی کسب و کار به شما کمک می‌کند تا از یک روند ثابت و کارآمد تبعیت کرده و اتلاف انرژی و وقت شما کاهش پیدا کند. همچنین خستگی اعضای تیم شما کمتر می‌شود و احتمال اشتباه و خطا نیز کاهش می‌یابد و اگر اشتباهی به وجود آید تصحیح آن آسان‌تر می‌گردد.
کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه
جراح و استاد دانشکده پزشکی هاروارد قبل از جراحی خود چک لیست‌هایی را در کتابی چاپ و به بیمارستان‌های کل دنیا معرفی کرد. آن‌ها در نهایت به این نتیجه رسیدند که تبم‌هایی که استفاده از چک لیست‌ها را روتین کاری خود قرار داده‌بودند پیشرفت زیادی در جراحی داشتند. این امر نشان دهنده این بود که تیم‌ها به عملکرد خود پایبند می‌باشند نتایج فوق‌العاده‌ای هم بدون کسب مهارت به دست می‌آورند. در نتیجه بیمارستان‌ها نیروی جدیدی استخدام نمی‌کنند و جراحان یا پرستاران را برای آموزش بیشتر نمی‌فرستند و همچنین از آن‌ها خواسته نمی‌شود تا اضافه کاری انجام دهند. این تیم‌ها تنها به یک چک لیست پایبند بودند.
بهبود مستمر کیفیت
از مهمترین چیز‌هایی که در مورد مستندسازی یک فرایند وجود دارد این است که زمانی که آن را می‌نگارید ناخودآگاه درصدد بهتر انجام‌دادن آن هستید. وقتی ذهن ما این مراحل را بر روی کاغذ می‌بیند شروع به مقابله با شکا ف‌ها می‌کند. اما تا زمانی که آن مراحل را بر روی کاغذ پیاده نکرده‌ایم متوجه اشتباه خود نخواهیم شد. پس از مستندسازی بهبود آن ادامه می‌یابد کوچک‌ترین لغزش در برخورد با مشتری و یا یک تغییر کوچک که تیم ما را تحت تأثیر خود قرار می‌دهد و یا حتی افرادی که برای پر کردن جای خالی یکی از اعضای تیم در تعطیلات به سازمان می‌آیند می‌تواند در فرایند ما تأثیرگذار باشد.
ایجاد بستری برای خلاقیت
اتلاف انرژی برای‌اندیشیدن به کار‌هایی که تکراری می‌باشد نه تنها وقت شما را تلف می‌کند بلکه زمان شما را برای فکر کردن به کارهای خلاقانه و‌ایده‌آل نیز تلف خواهد کرد. برای اینکه بتوانید انعطاف‌پذیری تیم خود را بیشتر کنید و قدرت مغزی آن‌ها را رهاسازید بهترین کار ساده‌سازی کار‌ها و سیستمی کردن آن‌ها می‌باشد. در این صورت می‌توانید سازمان خلاق‌تری داشته باشید.
سیستم سازی کسب و کارهای کوچک
سیستم سازی کسب و کارهای کوچک نیازمند ترسیم ودنبال کردن یک گردش می‌باشد. مزایای این کار باعث می‌شود تا خطا‌های عملیاتی و مدیریتی کم شود و سرعت انجام کار‌ها به صورت گروهی و فردی بالا برود همچنین عملکرد و نتیجه نهایی از کیفیت بالایی برخوردار باشد در کنار کیفیت بالا تعدد انجام کار‌ها نیز بالا می‌رود. سیستم سازی کسب و کار کوچک شامل ترتیب‌دادن و نظم‌دادن به یک سیستم، طرح و یا روش می‌باشد که از ابتدا تا انتهای عملکرد این سیستم را در بر می‌گیرد.
چه فعالیت‌هایی در کسب و کارهای کوچک حیاتی هستند؟
در مدیریت کسب و کارهای کوچک باید به تعیین نیاز‌ها، بودجه، مدیریت کارمندان، نظارت و تبلیغات توجه زیادی شود تا با در نظر گرفتن همه این جوانب برای ادامه رشد و موفقیت گام برداشت. نکات مهمی که در این امر باید رعایت شود عبارتند از:
- ایجاد یک برنامه تجاری
- تأمین بودجه
- استخدام افراد مناسب
- آموزش به کارمندان
- پیگیری امور مالی
- سرمایه‌گذاری در بازاریابی
الگوریتم سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار شامل ۱۰ الگوریتم حیاتی و کلیدی می‌باشد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
گام اول: تعریف ارزش‌های کسب و کار
یکی از اولین گام‌ها در سیستم سازی کسب و کار می‌باشد. همه کسب و کار‌ها دارای مجموعه‌ای هستند که شامل ارزش‌های اصلی می‌باشد. این ارزش‌ها نشان دهنده تصیم‌گیری‌های درونی کسب و کار برای چشم انداز آینده می‌باشد. آن‌ها نشان دهنده بهترین تلاش کارکنان هستند از طرفی باعث محدود شدن اقدامات آن‌ها می‌شود. این ارزش‌ها بسیار مهم می‌باشند و برای رشد کسب و کار شما ضروری‌اند. دو برداشت اصلی و مهمترین مورد عبارتند از:
هیچ راه درستی برای انجام دادن وجود ندارد زیرا هر کسب و کاری برای توضیح ارزش‌های خود دانش شخصی خود را دارد.
نام بردن از ارزش‌ها به تنهایی مهم نیست بلکه باید با این ارزش‌ها زندگی کرد.
گام دوم: تعیین اهداف کسب و کار (اهداف استراتژیک)
این اهداف استراتژیکی می‌باشد که مدیریت شرکت برای راهنمایی کارکنان خود آن را طراحی می‌کند. ایجاد اهداف استراتژیک مزایای فراوانی دارد. اقدام به هدایت کارکنان و توجیه فعالیت‌ها و وجود کسب و کار از مزایای آن می‌باشد. همچنین استاندارد‌های عملکرد را تعریف کرده و محدودیت‌هایی را برای دنبال کردن اهداف غیر ضروری و ایجاد انگیزه به وجود می‌آورد.
گام سوم: کشف سیستمهای وضع موجود
کسب و کار‌ها از تعدادی سیستم به وجود می‌آید و هر سیستم شامل چندین زیر سیستم می‌شود. ابتدای مسیر و بعد از آن تعیین ارزش‌ها ضروری می‌باشد تا وضعیت موجود سیستمها هم مشخص شود. در واقع شناخت وضع موجود و دانستن جایگاهی که در کسب و کار قرار گرفته‌ایم یک گام اساسی و کلیدی می‌باشد. در کسب و کارهای کوچک فقط یک نفر مسئول باشد اما در کسب و کارهای بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشد.
گام چهارم: مدلسازی سیستمهای وضع موجود
در این گام بهتر است به مدلسازی بپردازیم. در واقع هدف از مدلسازی ارتباط ورودی و خروجی هر سیستم و موجودیت خارجی آن نمایش داده می‌شود. منظور از موجودیت خارجی عواملی است که خارج از کسب و کار ما قرار گرفته‌اند و سیستم ما با ان‌ها مرتبط می‌شود. مثل سیستم منابع انسانی که با یک موجودیت خارجی مثل سازمان تأمین اجتماعی در ارتباط است و یا سیستم مالی که با یک موجودیت خارجی به نام امور مالیاتی در ارتباط می‌باشد.
گام پنجم: استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
این مرحله زمان رفتن به سراغ جزئیات سیستم می‌باشد یعنی در این مرحله باید فرایندهای مربوط به هر سیستم را تعیین کنیم. برای انجام این کار نخست یک سیستم را انتخاب کرده و آن را به مراحل اصلی تقسیم‌بندی می‌کنیم. این کار را برای همه سیستم‌هایی که داریم انجام می‌دهیم تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنیم. برای تشخیص آسان‌تر فرایندهای هر سیستم باید لیست همه فرایندهای مربوط به هر کسب و کار به تفکیک سیستم ارائه داده شود.
گام ششم: مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله با توجه به فرایند‌هایی که در مرحله قبل استخراج شده است باید فرایندهای کسب و کار خود را به شکل مدل در بیاورید. مهمترین دلایلی که باید با توجه به آن اقدام به مدلسازی فرایندها کنید عبارتند از:
- مدل‌های فرایندی یک ابزار کمک آموزشی مناسبی می‌باشد.
- شکل مدل‌ها تقریباً ساده و سریع می‌باشد و برای تکمیل احتیاج به هزینه‌های زیادی ندارد.
- برای درک و تفهیم این مدل‌ها بسیار مناسب می‌باشند.
- این مدل‌ها باعث ایجاد یک بستر پایه برای اندازه‌گیری می‌شوند.
- مدل‌ها باعث سریعتر انجام شدن تجزیه و تحلیل فرایند و شبیه‌سازی می‌شوند.
- در صورت استاندارد بودن مدل‌ها درک آن توسط افراد مختلف یکی می‌باشد.
- به وسیله مستندسازی فرایندها دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده تبدیل می‌گردد و چرخه مدیریت دانش در سازمان راحت‌تر می‌شود.
گام هفتم: تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
این مرحله مربوط به تحلیل فرایندها می‌باشد و فرایندهای دارای مشکل را درست کرده و مشکلات آن‌ها را برطرف می‌کنیم. البته این بدان معنا نیست که همه کسب و کار‌ها و فرایندهای مربوط به آن‌ها نیاز به بهبود بخشیدن دارند. بلکه ممکن است بعضی از فرایندها قابل قبول باشند و نیاز به بهبود بخشیدن نداشته باشد. در واقع می‌توان گفت بهبود یک چیز نسبی می‌باشد و پایانی ندارد اما باید بین همه فرایندها. از لحاظ بهبود تعادل ایجاد کنید.
گام هشتم: استخراج فرایندهای مطلوب
در این فرایند متوجه می‌شوید که کدام سیستم و فرایند مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب و کار شما مورد احتیاج می‌باشد هنوز در کسب و کار شما شکل نگرفته است. در این گام به شناسایی فرایندهای مطلوبی که در کسب و کار شما وجود ندارد بپردازید و طبق تکنیک اشاره شده در مورد مدلسازی فرایندها برای طراحی آن‌ها دست به کار شوید. فرایندهای مطلوب معمولاً از منابع متعددی استخراج می‌شوند.
- استراتژی‌هایی که مورد حمایت فرایندهای زیادی نمی‌باشند.
- الگوبرداری از کسب و کار‌هایی که شبیه هستند و پیشگام می‌باشند.
گام نهم: اجرا کردن سیستمها و فرایندها
در مراحل قبلی به بررسی سیستمها و فرایندهای موجود پرداختیم و آن‌ها را تجزیه و تحلیل کردیم وآن‌هایی که نیاز به بهبود داشت را بهبود بخشیدیم. در مرحله بعد دست به طراحی و مدلسازی فرایند‌هایی زدیم که در کسب و کار ما نیاز بودند ولی وجود نداشتند. چندین روش برای به اجرا درآوردن فرایندها و سیستمها وجود دارد. اولین روش تدوین روش اجرایی و دستورالعمل برای هر فرایند می‌باشد. یعنی ما برای هر فرایندی یک راهنما تدوین کنیم و از شخصی که درگیر اجرای فرایند می‌شود بخواهیم تا راهنما را مطالعه کرده و فعالیت‌های خود را طبق راهنما تنظیم کند.
گام دهم: پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
در این مرحله کارایی و ورودی مسیر اجرای فرایندها اندازه‌گیری و پایش می‌شود و پس از اندازه‌گیری تأثیر خروجی و بلند مدت، به ارزیابی فرایند می‌پردازیم. نتیجه اندازه‌گیری که بر اساس فرمول شاخص انجام می‌گیرد ثبت می‌شود. در واقع در این مرحله به سنجش شاخص‌های استخراج شده‌ای که در مرحله مدلسازی فرایندها استخراج شده است می‌پردازیم.
سؤالات متداول در سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
راهکاری می‌باشد تا شما با کار کمتر بتوانید سود زیاد بدست آورید. در واقع زمانی این عمل به وقوع می‌پیوندد که شما وابسته به فرد خاصی نباشید و فقط برای خود کار کنید.
ابزار مورد نیاز برای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
اولین و مهمترین چیز شناخت فرایندها و پیاده کردن درست آن‌ها می‌باشد. شما می‌توانید با کمک فکس آنلاین، پنل اس‌ام‌اس هوشمند، ربات‌های چت آنلاین، کار‌ها را با سرعت بیشتر و راحت‌تر انجام دهید.
آیا با سیستم‌سازی ساختار کسب و کار من تغییر می‌کند؟
سیستم‌سازی اصولی باعث بهینه‌سازی کسب و کار شما می‌شود. با سیستم سازی کسب و کار، کارمندان به جای مراجعه به افراد مسئول در هر بخش به سیستمها رجوع می‌کنند.
سیستم‌سازی چیست؟
شامل فرایندی می‌شود که باعث خودکارسازی کسب و کار می‌گردد تا با حداقل نظارت مدیر کار‌ها به خوبی پیش برود.
سیستم‌سازی چه تأثیری در کسب و کار شما دارد؟
- باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود
- کارایی کسب و کار را بالا می‌برد
- بهبود کارایی با سیستم سازی کسب و کار
- باعث بهبود ارتباطات می‌شود
- رشد بیشتر با سیستم‌سازی فراهم می‌گردد
- میزان پیشرفت را می‌توان با سیستم‌سازی به راحتی فراهم کرد
- افزایش نظم در واحد مالی
- آزاد شدن وقت مدیران
- امکان فروش کسب و کار با قیمت بالاتر
چک لیست سیستم‌سازی چیست؟
چک لیست سیستم‌سازی روشی برای ساده کردن کار‌ها و بالا بردن کارایی می‌باشد. این روش باعث تحلیل، اصلاح و استانداردسازی کسب و کار می‌شود. هدف از انجام این کار این است که افراد مطمئن شوند که هیچ کدام از جزئیات کار فراموش نشده و به روش درستی پیش رفته است.
مراحل سیستم سازی کسب و کار چیست؟
- داشتن تفکر سیستمی
- سیستم سازی کسب و کار؛ سازماندهی فردی
- سازماندهی کسب و کار
- ساخت و بهبود تیم کاری عالی
- سیستم سازی کسب و کار؛ ساخت اسناد کسب و کار
- ثبت فرایندهای کسب و کار
- سیستم سازی کسب و کار؛ تعیین شاخص‌های کلیدی و عملکردی
- بهینه‌سازی فرایندها
سخن پایانی؛ سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار روشی می‌باشد که سرمایه‌گذاران برای پیشرفت کسب و کار خود آن را به کار می‌برند. به وسیله این سیستم دیگر نیازی به حضور مدیر در محیط کار و شرکت نیست و کار‌ها طبق برنامه‌های خاصی با نظم انجام می‌گیرد. با این کار هزینه‌ها کم می‌شود و رشد کسب و کار زیاد می‌گردد. همچنین عملکرد بهبود می‌یابد و وقت شما آزادتر خواهد شد. زیرا در غیاب شما هم کار‌ها بی‌دردسر انجام می‌شود. همچنین این سیستم‌سازی باعث بهبود روابط و آزاد شدن وقت و افزایش اوقات فراغت می‌گردد.
